O Arquivo Público do Estado de São Paulo (APESP), criado em 1892, é um dos maiores arquivos públicos brasileiros. Vinculado à Secretaria de Governo, é responsável pelo desenvolvimento e coordenação da política estadual de arquivos por meio da gestão, preservação e acesso aos documentos públicos.

Na próxima sexta-feira (10), a instituição completa 125 anos trabalhando para garantir o acesso às informações de interesse da sociedade e protegendo a documentação que registra a história de São Paulo e do Brasil desde o século XVI.

Aproximadamente 25 milhões de documentos textuais, 2,7 milhões de documentos iconográficos e cartográficos,  45 mil volumes de livros e mais de seis mil títulos de jornais e 2.300 títulos de revistas, provenientes de diversas secretarias de Estado, arquivos e entidades privadas estão disponíveis para consulta ao público gratuitamente, na sede do Arquivo Público ou pela Internet. São mais de um milhão de páginas de documentos digitalizados para pesquisa online.

Os documentos custodiados e preservados pelo Arquivo Público são únicos, originais e serviram para diversos historiadores - de Sergio Buarque de Holanda a seus sucessores - escreverem a história do Brasil. Cinco conjuntos documentais deste acervo são considerados patrimônio da humanidade pelo Programa Memória do Mundo da UNESCO.

Alguns dos conjuntos mais relevantes são os inventários e testamentos dos bandeirantes, época do Brasil Colônia; os primeiros censos produzidos no Estado entre 1765 e 1850, chamados de maços de população; documentos da primeira fábrica de ferro de São Paulo (1765-1870), localizada em Sorocaba e operada por escravos e metalúrgicos suecos; diversas cartas de liberdade de escravos, registradas em cartório; os livros de matrícula dos imigrantes que vieram para São Paulo pelo porto de Santos; fragmentos de projéteis e cartas dos sobreviventes do Massacre do Carandiru (1992), que pertencem ao acervo da Comissão Teotônio Vilela de Direitos Humanos; laudos do Instituto Médico Legal, desde 1892, indicando do que morriam os paulistas e com informações que auxiliaram membros das Comissões da Verdade na apuração da identidade dos mortos enterrados na vala clandestina de Perus, local utilizado para a ocultação de cadáveres de militantes políticos mortos pela ditadura civil-militar; além do acervo do extinto Departamento Estadual de Ordem Política e Social (DEOPS-SP), com  aproximadamente cinco milhões de fichas, prontuários e processos de investigação do período de 1924 a 1983. No DEOPS-SP, encontram-se prontuários de pessoas famosas como o escritor Monteiro Lobato e a poetisa Patrícia Galvão, além estudantes, operários, pessoas desaparecidas e anônimos que foram alvo da repressão.

Também merecem destaque os acervos fotográficos dos jornais Diários Associados, Última Hora, Movimento e Aqui São Paulo, além das coleções de fotos e álbuns que retratam importantes personagens, paisagens e atividades econômicas entre o final do século XIX e início do século XX.

O acervo sob guarda do Arquivo Público possui ainda documentos de ex-governadores paulistas como Washington Luís, Altino Arantes, Júlio Prestes, Armando Sales de Oliveira, José Carlos de Macedo Soares, Ademar de Barros e Mario Covas.

Para consultar toda essa documentação sob guarda permanente do órgão, são disponibilizados ao público diversos instrumentos de pesquisa, que são o Guia do Acervo na plataforma ICA-AtoM, Inventários, Catálogos, Bases de Dados e o Repositório Digital.

Já no Arquivo Administrativo da instituição, cerca de 90 mil caixas de documentos produzidos pelas entidades e órgãos públicos estaduais passam por tratamento técnico (classificação, avaliação, higienização mecânica e desmetalização dos documentos),  procedimentos que irão definir a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente.

É papel da instituição desenvolver instrumentos de gestão documental, promovendo acesso e definindo critérios de sigilo. Por meio do Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo (DGSAESP), o Arquivo Público coordena e define diretrizes, normas e procedimentos que asseguram a proteção e preservação dos documentos públicos, tendo em vista o seu valor administrativo, histórico e os interesses da sociedade.

O Arquivo Público também atua junto aos municípios, prestando orientação técnica referente à formulação e implementação de políticas de arquivo, além de realizar encontros regionais que disseminam o conhecimento arquivístico.

Com a publicação do decreto nº 58.052 (16/05/2012), que regulamentou a Lei federal de Acesso à Informação (LAI) no estado de São Paulo, a instituição assumiu a responsabilidade de coordenar a política de acesso à informação e a Comissão Estadual de Acesso à Informação (CEAI), última instância de recurso para negativas de acesso.

Assim, o Arquivo Público do Estado de São Paulo trabalha para garantir o controle da informação produzida pelo poder executivo paulista, dando transparência às ações do Estado e contribuindo para a eficiência e memória da Administração Pública, o acesso à informação, a produção de conhecimento e a garantia de direitos aos cidadãos.

Serviços

Entre os serviços que o Arquivo Público oferece está o atendimento ao pesquisador, que disponibiliza infraestrutura e corpo técnico apto, além da emissão de certidões para finalidades jurídicas, serviço prestado por funcionários especializados que fazem a leitura e transcrição paleográfica de documentos.

Difundir seu acervo e as atividades realizadas é outro compromisso da instituição. Por meio de oficinas, cursos, palestras, seminários, visitas monitoradas, publicações e  exposições físicas e virtuais, o Arquivo Público estimula o conhecimento científico e cultural divulgando o potencial de pesquisa e utilidade pública do acervo.

Através da Central de Atendimento ao Cidadão (CAC), orienta o cidadão que não sabe a qual órgão ou entidade se reportar para obter um documento, dado ou informação pública de seu interesse, além de implementar e coordenar a integração dos Serviços de Informações ao Cidadão (SIC) instituídos nos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual.

Para auxiliar na aplicação dos instrumentos de gestão documental e promover o acesso, o Arquivo Público oferece assistência técnica aos órgãos integrantes do SAESP (Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo) e coordena a aplicação de normas e procedimentos visando a padronização das atividades de protocolo pelos órgãos da administração direta, indireta e fundacional do Estado.

Desenvolvido em conjunto com a Companhia de Processamento de Dados do Estado de São Paulo – PRODESP – o sistema informatizado Spdoc promove a gestão arquivística de documentos desde a produção até a sua destinação final: eliminação ou guarda permanente. O SPdoc permite a automatização dos procedimentos de transferência, recolhimento e de eliminação de documentos e a integração entre protocolos, arquivos e Serviços de Informações ao Cidadão - SIC, reunindo em uma mesma base de dados todas as informações e documentos produzidos ou recebidos, em tramitação ou arquivados no estado de São Paulo.

Referência

Reconhecido como o mais moderno arquivo público do Brasil, a nova sede do APESP teve investimento de aproximadamente 87 milhões de reais. A obra, inaugurada em 2012, incluiu reforma, ampliação das instalações e construção do primeiro edifício projetado especialmente para arquivos de grande porte.

Com um total de 23 mil metros quadrados de área construída, o prédio possui dez andares, sendo cinco com pé-direito duplo. O novo edifício foi projetado para contar com estrutura extremamente reforçada para suportar o peso de um acervo estimado em 70 Km de documentação e uma carga de 2.600kg/m², bem acima de qualquer edifício residencial e comercial de área semelhante.

O edifício é recoberto por placas térmicas na parte externa, que previnem o aquecimento e economizam gastos com climatização. Conta ainda com sistema automatizado de sprinklers secos à base de água para combate a incêndios.

As instalações do Arquivo Público possuem moderno sistema de vigilância e controle de acesso, rampas, elevadores e amplos corredores para pessoas com deficiência.

Para preservar o patrimônio documental, os depósitos para guarda de acervos dispõem de climatização controlada, prevenção de infestações por pragas e mobiliário adaptado para diversos tipos de suporte, tais como jornais, revistas, manuscritos, fotografias, mapas e livros.

Prêmios

No ano passado, o Arquivo Público recebeu o quinto certificado de inscrição no Registro Nacional do Brasil do Programa Memória do Mundo da Unesco, por meio do acervo da Comissão Teotônio Vilela de Direitos Humanos. Outros acervos que também já conquistaram o prêmio foram: Arquivo da Secretaria de Governo da Capitania de São Paulo (1611-1852), o jornal abolicionista "A Redempção" (1887-1899), o acervo do Deops  (Departamento Estadual de Ordem Política e Social de São Paulo) com os documentos do Regime Militar no Brasil (1964-1985) e as Listas de Imigrantes do Porto de Santos. (1854-1962).

O Programa Memória do Mundo é uma iniciativa do Ministério da Cultura em conjunto com a Organização das Nações Unidas para a Educação, a Ciência e a Cultura (Unesco) e reconhece documentos, arquivos e bibliotecas de grande valor internacional, regional e nacional. Para ser aceito no Programa, a documentação precisa ter como característica principal estar preservada e aberta ao público.

Outro importante título conquistado foi o Prêmio Jabuti, em 2010, com o livro “A Luta pela Anistia”, uma publicação do Arquivo Público em parceria com a Imprensa Oficial e a Edusp (Editora da Universidade de São Paulo) na área de ciências humanas.

Com o Sistema Integrado de Informações ao Cidadão - SIC.SP, concebido pela CAC (Central de Atendimento ao Cidadão) e desenvolvido pela Secretaria de Gestão Pública/UTIC e PRODESP, ganhou o prêmio “TI & Governo 2012” na categoria e-democracia, que premia os projetos desenvolvidos para prover a comunicação entre o governo e o cidadão, a comunicação entre os participantes do processo político, a transparência, responsabilidade e o suporte a processos eletivos e de consulta. Além de permitir a comunicação entre o cidadão e o governo, o sistema tem a finalidade de controlar os prazos de resposta e permitir a integração sistêmica de todas as unidades dos Serviços de Informações ao Cidadão.